Einfache elektronische Eingabe per E-Mail

Die Kommunikation mittels E-Mail gehört im privaten Bereich längst zum Alltag. Im Verkehr mit Behörden im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens gelten allerdings besondere Anforderungen. So bestimmt sich bei elektronischen Eingaben der Zugangszeitpunkt nach anderen Regeln als bei einer Einreichung auf Papier. Mit Artikel 21a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG, SR 172.021) und der Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (SR 172.021.2) bestehen auf Bundesebene die gesetzlichen Grundlagen für den elektronischen Behördenverkehr. Das Institut für Geistiges Eigentum hat seinerseits die notwendigen rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine einfache elektronische Eingabe per E-Mail geschaffen (für weitere Informationen zur technischen Umsetzung siehe https://ekomm.ipi.ch). Es gehört damit zu den ersten Behördenstellen in der Schweiz, die diese Möglichkeit anbieten (ein Verzeichnis der elektronischen Verwaltungsverfahren findet sich unter www.bk.admin.ch/themen/egov/03990/index.html?lang=de).

Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase kann die Mehrzahl von Eingabearten an das Institut auch mittels E-Mail eingereicht werden. Abhängig davon, ob für die betreffende Eingabe ein Unterschriftserfordernis oder andere Formvorschriften bestehen, sind drei Fälle zu unterscheiden:

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  Wo eine Eingabe formlos, ohne Unterschrift, möglich ist, kann sie ohne Weiteres in Form einer E-Mail an das Institut gesandt werden (z.B. ein Antrag auf Änderung der Adresse des Inhabers);

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  wo das Bundesrecht für eine Eingabe Schriftlichkeit vorsieht und das Institut auch Kopien akzeptiert, kann einer E-Mail die elektronische Kopie (pdf) der Eingabe als Attachment beigelegt werden (z.B. der Antrag auf Aufschub der Veröffentlichung eines Designs);

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  wo das Bundesrecht eine eigenhändige Unterzeichnung einer Eingabe erfordert, ist eine elektronische Übermittlung per E-Mail zur Zeit noch nicht möglich. Solche Eingaben sind weiterhin mit Originalunterschrift auf Papier einzureichen (z.B. die Einreichung eines Widerspruchs im Markenbereich).

Zu beachten ist, dass alle Eingaben per E-Mail nur auf eine der speziell dafür vorgesehenen E-Mail-Adressen möglich sind (siehe https://ekomm.ipi.ch).

Müssen einem Antrag zusätzliche Dokumente beigelegt werden und akzeptiert das Institut auch Kopien, |können diese ebenfalls als elektronische Kopie (pdf) der entsprechenden E-Mail beigelegt werden (z.B. eine Urkunde, wonach eine Marke auf einen Erwerber übertragen wurde). Das Institut behält sich wie bisher vor, die Nachreichung des Originals zu verlangen, wenn es Zweifel an der Echtheit der Urkunde hat.

Um den Weg für eine einfache elektronische Eingabe per E-Mail in einer Vielzahl von Fällen zu ebnen, verzichtet das Institut bei vielen Dokumenten auf das Unterschriftserfordernis (vgl. Art. 6 Abs. 3 MSchV, Art. 6 Abs. 3 DesV, Art. 3 Abs. 3 PatV). Detaillierte Angaben zu Formerfordernissen und zulässigen Eingabewegen finden sich auf der Website des Instituts.

Der für die Fristwahrung einer Eingabe massgebliche Zeitpunkt wird bei einer elektronischen Übermittlung nicht nach denselben Grundsätzen bestimmt wie bei Eingaben auf Papier. Nach Art. 21a VwVG gilt die Frist als gewahrt, wenn das Informatiksystem, welchem die elektronische Zustelladresse der Behörde angehört, vor ihrem Ablauf den Empfang bestätigt hat. Eingaben per E-Mail muss der Absender an die vom Institut für diesen Zweck spezifisch bezeichneten Adressen senden. Nur wenn eine Eingabe an die korrekte Adresse gesandt wird, erzeugt das Informatiksystem des Instituts automatisch eine Eingangsbestätigung, aus welcher der genaue Zeitpunkt des Eingangs beim Institut hervorgeht. In der Regel wird der Absender diese Empfangsbestätigung innert weniger Minuten erhalten. Bleibt die Empfangsbestätigung aber aus, muss er davon ausgehen, dass seine Eingabe das Institut nicht erreicht hat. Fristgebundene Eingaben per E-Mail sind dem Institut deshalb so frühzeitig zukommen zu lassen, dass die Frist im Falle eines Ausbleibens der Empfangsbestätigung noch auf anderem Wege, wie insbesondere einer Aufgabe bei der schweizerischen Post, gewahrt werden kann.

Zum Schutz des Informatiksystems des Instituts wird eine E-Mail, welche Viren oder einen anderen unzulässigen Code enthält, gelöscht und dem Absender eine entsprechende Mitteilung zugestellt. Stellt das Informatiksystem fest, dass es sich bei einer E-Mail um Spam handeln könnte, erhält der Absender ebenfalls eine Mitteilung. Er hat dann die Möglichkeit, innert zehn Tagen zu bestätigen, dass es sich bei der betreffenden E-Mail tatsächlich um eine Eingabe und nicht um Spam handelt. E-Mails, die das Informatiksystem mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam erachtet («Spam High»), werden ohne Mitteilung an den Absender gelöscht. Detaillierte Angaben darüber, welche Formate für Beilagen zugelassen sind und wie das Institut mit unzulässigen oder unlesbaren E-Mails umgeht, finden sich in den Nutzungsbedingungen unter https://ekomm.ipi.ch.

Bei einem unverschlüsselten Versand von E-Mails kann die Vertraulichkeit der übermittelten Daten nicht |garantiert werden. Das Institut stellt deshalb Benützern, welche ihre elektronischen Eingaben verschlüsseln möchten, auf seiner Website einen öffentlichen Schlüssel zur Verfügung. Soll auch die Empfangsbestätigung des Instituts verschlüsselt werden, muss der Absender seine Eingabe vor dem Versand mit seiner digitalen Signatur versehen. Weitere technische Informationen zur Verschlüsselung mit dem öffentlichen Schlüssel des IGE finden sich unter https://ekomm.ipi.ch.

Detlev Bouda/Jürg Herren

Communication électronique avec l’Institut

Si la correspondance privée par courriel est chose courante depuis longtemps, la communication électronique avec les autorités dans le cadre d’une procédure administrative en est à ses débuts, parce qu’elle est soumise à des règles précises. En particulier la date de réception ne se détermine pas de la même manière pour les écrits électroniques que pour les écrits «papier». L’art. 21a de la loi sur la procédure administrative (PA, RS 172.021) et l’ordonnance sur la communication électronique dans le cadre d’une procédure administrative (RS 172.021.2) constituent, au niveau fédéral, les bases légales réglant les modalités de la communication par voie électronique avec les autorités. L’Institut de la Propriété Intellectuelle (Institut) a pour sa part mis en place les conditions légales et techniques nécessaires pour permettre à sa clientèle d’avoir recours à la communication électronique (informations complémentaires sur la mise en œuvre technique sur https://ekomm.ipi.ch). Il fait ainsi partie des premières autorités administratives en Suisse à offrir cette forme de communication (voir sur www.bk.admin.ch/themen/egov/03990/index.html?lang=fr le répertoire des autorités administratives électroniques).

Après une phase d’essai couronnée de succès, l’Institut est heureux de pouvoir proposer à sa clientèle la communication électronique pour la majorité des écrits. Il convient néanmoins de distinguer les trois cas suivants qui sont fonction de l’obligation de signature ou d’autres prescriptions d’ordre formel:

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  lorsqu’un écrit ne doit pas remplir de condition de forme, en particulier ne porter aucune signature, il peut sans autre être envoyé à l’Institut par courriel (p. ex. une demande de modification de l’adresse du titulaire);

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  lorsque le droit fédéral prévoit la forme écrite et que l’Institut accepte également des copies, il est possible de joindre une copie électronique de l’écrit (PDF) au courriel (p. ex. demande d’ajournement de la publication d’un design);

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  lorsque le droit fédéral prévoit l’obligation d’une signature manuscrite, il n’est pas encore possible d’avoir recours à la communication électronique; les écrits doivent donc porter une signature manuscrite originale et continuer à être remis sur papier (p. ex. remise d’une opposition dans le domaine des marques).

Notez encore qu’il est impératif d’envoyer les écrits remis par voie électronique aux adresses courriel que l’Institut a définies à cet effet (voir sur https://ekomm.ipi.ch).

Lorsqu’il est nécessaire de joindre des documents à une demande et que l’Institut accepte également des copies, ceux-ci peuvent être envoyés par courriel sous la forme de documents électroniques (PDF) à l’adresse réservée à la communication électronique (p. ex. un document attestant du transfert d’une marque). En cas de doute sur l’authenticité d’un document, l’Institut se réserve le droit d’exiger la remise de l’original.

Afin d’aplanir la voie pour la communication électronique, l’Institut renonce à l’obligation de signature pour de nombreux documents (cf. art. 6 al. 3 OPM; art. 6 al. 3 ODes; art. 3 al. 3 OBI). Les conditions formelles et le type de communication autorisé pour les différents écrits sont spécifiés sur son site Internet.

S’agissant de l’observation des délais, le moment déterminant n’est pas établi de la même manière pour les écrits électroniques que pour les écrits «papier». Aux termes de l’art. 21a PA, le délai est observé si, avant son échéance, le système informatique correspondant à l’adresse électronique de l’autorité confirme la réception des écrits. Les écrits communiqués par courriel doivent donc être envoyés aux adresses que l’Institut a définies pour la communication électronique, sinon le système informatique est dans l’impossibilité de générer une confirmation spécifiant l’heure exacte de la réception de l’écrit. En règle générale, l’expéditeur recevra cette confirmation en l’espace de quelques minutes. Si tel n’est pas le cas, il doit s’en inquiéter. C’est pourquoi, si l’on souhaite communiquer un écrit soumis à un délai par courriel à l’Institut, il importe de le faire suffisamment à l’avance afin de se ménager la possibilité, dans l’absence de confirmation, de l’envoyer dans les délais par une autre voie, en particulier par le biais de la Poste suisse.

Pour des raisons de sécurité, le système informatique de l’Institut supprime tout courriel comportant des virus ou d’autres logiciels malveillants; l’expéditeur en est avisé. Le système supprime également tous les e-mails qu’il identifie avec une haute probabilité comme du pourriel (spam high); dans ce cas, l’expéditeur n’en est pas prévenu. L’expéditeur est en revanche informé lorsque le système informatique de l’Institut juge que son e-mail pourrait être identifié comme du pourriel; il a alors la possibilité, en l’espace de dix jours, de confirmer que tel n’est pas le cas. Les conditions d’utilisation de la communication électronique publiées sur https://ekomm.ipi.ch spécifient les formats autorisés pour les documents joints et comportent des indications sur ce qu’il convient de faire lorsque l’écrit envoyé à l’Institut est illicite ou illisible.

La confidentialité des données ne pouvant être garantie si le courriel n’est pas crypté, l’Institut met à la disposition de sa clientèle une clé publique sur son site Internet qui permet de crypter les écrits envoyés par courriel. Si l’expéditeur souhaite que la confirmation de la réception soit elle aussi cryptée, il doit munir son écrit de sa signature numérique avant de l’envoyer à l’Institut. Des informations complémentaires sur le cryptage des données au moyen de la clé publique mise à disposition par l’Institut figurent sur https://ekomm.ipi.ch.

Detlev Bouda/Jürg Herren